Stadt Aichach – Erfolgsgeschichte (ACMP)

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Steht die IT-Basis, bleibt mehr Zeit für E-Government

Der Wirkungsgrad eines Client-Management-Systems zeigt sich bereits dann, wenn damit „nur“ Standardsoftware administriert wird. Wie bei der Stadt Aichach, die mit der neuen Lösung von Aagon ein Fünftel ihrer täglichen Arbeitszeit im IT-Bereich im Vergleich zum Vorgängersystem einspart.

In den IT-Abteilungen der Kommunen stehen die Zeichen schon länger auf Umbruch. Jede Stadtverwaltung muss sich Gedanken über ihre Digitalisierungsstrategie machen und sich neuen Herausforderungen stellen. Etwa: Wie kann man die Themen E-Akte, X-Rechnung, elektronische Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement umsetzen, um die aus dem E-Government erwachsenen Anforderungen nach mehr Bürgerfreundlichkeit zu erfüllen? Daneben gibt es aber auch noch das herkömmliche IT-Geschäft: PCs mit dem aktuellen Windows versorgen, kontrollieren, ob beim Lizenzmanagement alles up to date ist, Virenschutz aktivieren etc. Typische Aufgaben für ein Client-Management-System. Ein solches war bei der Stadt Aichach bereits seit 2007 im Einsatz. Wenn eine Lösung dem IT-Team allerdings mehr Probleme bereitet als sie ihm Arbeit abnimmt, ist es Zeit für einen Wechsel. In Aichach fand dieser im Oktober 2018 statt, und der Wechsel erfolgte zur ACMP-Suite von Aagon.

„Bei der bisherigen Lösung – sie war immerhin zwölf Jahre im Einsatz – funktionierten die Programm-Updates, das OS Deployment und Patch Management nicht so, wie sie sollten“, sagt Bernhard Beidenhauser, stellvertretender IT-Leiter der Stadt Aichach.

In der dreiköpfigen Abteilung kursierten sogar bereits Überlegungen, wieder direkt von Microsoft zu patchen – was im Endeffekt eine Aushöhlung und damit Bankrotterklärung des eigentlichen Client-Management-Systems bedeutet hätte.

Einfache Bedienung und breite Funktionalität sind wichtig

Alle bekannten Client-Management-Hersteller wurden auf der Suche nach einem Nachfolger verglichen. „Hinsichtlich des Umstellungsaufwandes, ihrer funktionalen Möglichkeiten und Flexibilität liegen im Grunde alle Systeme gleich auf“, so Bernhard Beidenhauser.

Den Zuschlag erhielt schließlich die Lösung mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis. Wichtig war der IT-Abteilung auch die einfache Bedienung und dass alle Funktionen des Client Managements unter einer einheitlichen Oberfläche bereitstehen. Weil die Stadt Aichach – wie jede Kommune – auf den Geldbeutel schauen muss, war auch der ROI (Return on Investment) interessant: Innerhalb von vier Jahren sind die Anschaffungskosten der neuen Software wieder einspielt, verglichen mit den Gebühren, die das alte System im laufenden Betrieb gekostet hätte, so hat man in der Verwaltung ausgerechnet. Grund dafür sind auch die relativ geringen Wartungskosten der neuen Lösung.

110 Client-Rechner betreut die IT-Abteilung, die über das OS-Deployment-Modul des neuen Client-Management-Systems inzwischen auf Windows 10 aktualisiert wurden. Auf ihnen laufen die üblichen Office-Pakete, Clients für die Telefonanlagen, Flash Player, Adobe Reader und Firefox, Filezilla, Java und weitere Standardanwendungen. Die Softwarepakete werden über das Client-Management-System auf die Rechner verteilt. Standardprogramme wie auch die insgesamt 40 Fachverfahren der Kommune sind im stadteigenen Rechenzentrum auf 28 per VMWare virtualisierte Server verteilt.

Hoher Nutzen auch ohne Einbindung zentraler Fachverfahren

Hauptarbeitswerkzeug in den einzelnen Abteilungen jeder Kommune sind die Fachanwendungen für Gewerbe-, Führerscheinwesen, Einwohnermeldeamt usw. Um sie über das zentrale Client-Management-System mit Softwarepaketen zu bestücken, müssen jeweils eigene Client Commands eingerichtet werden. So nennt Hersteller Aagon spezielle Kommando-Tools seines Client-Management-Systems, über die sich client- und serverbezogene administrative Aufgaben ohne lange Schulung in Eigenregie planen sowie automatisiert starten lassen.

Bei der Einrichtung der Client Commands nimmt die Stadtverwaltung vereinzelt auch die Hilfe von Aagon in Anspruch. Im ersten Schritt administriert die IT-Abteilung nur einige der größeren Verfahren und die webbasierte Dokumentenaustauschplattform mit der Lösung, weitere Fachverfahren sollen folgen, „je nachdem, ob sich eigene Client Commands lohnen oder wir neue Software doch per Hand installieren“, erklärt Bernhard Beidenhauser. Einige Anwendungen werden bereits über einen Applikationsserver zur Verfügung gestellt.

Klassische „Turnschuh-Administration“ ist auf jeden Fall nicht mehr nötig: Alle Arbeitsplätze befinden sich entweder im Rathaus oder einem der beiden unmittelbar angrenzenden Verwaltungsgebäude. Viele Probleme löst die IT-Abteilung über Ferndiagnose-Tools wie Teamviewer. Dass sich das Client-Management-System dennoch rechnet, obwohl zentrale Anwendungen damit nicht administriert werden, spricht für seinen extrem hohen Wirkungsgrad.

Die Einführung des neuen Systems war unkompliziert, nicht zuletzt deshalb, weil die IT-Abteilung bereits über langjährige Erfahrungen beim Thema Client Management verfügte. Aufbau und Struktur einer solchen Lösung waren daher aus der Vergangenheit bekannt. Zum Beispiel, wie per VPN angebundene Außenstellen im Museum, auf dem Bauhof, im Kindergarten und in der Musikschule von der Zentrale aus versorgt werden. Die Schulen im Übrigen sind nicht in das Client-Management-System eingebettet.

Auf einem Test-Server installierte Bernhard Beidenhauser die Software; nach kurzer Einarbeitungszeit konnte er im Alleingang mit der Einrichtung der ersten Client Commands beginnen. 30 Client Commands wurden innerhalb des ersten halben Jahres aufgesetzt. „Die Installation und Einrichtung war strukturiert und übersichtlich. Einfacher geht es nicht, verglichen mit anderen Client-Management-Lösungen“, sagt der stellvertretende IT-Leiter, der es aufgrund seiner Erfahrung wissen muss.

Fazit

Im täglichen Betrieb bringt das System für die IT-Abteilung große Erleichterungen mit. So resultiert der Leistungsschub im Patch Management allein daraus, dass die Software gut durchdacht sowie übersichtlich in der Gestaltung und Anzeige ist. Und umfangreich: Wo andere Lösungen nur statisch auflisten, welche Software installiert ist, stellt das neue System viele zusätzliche Informationen zur Verfügung und zeigt an, welche Updates auf welcher Maschine dezidiert installiert sind. Analog ist es im Asset-Management-Modul der ACMP-Suite, in dem die IT-Abteilung inzwischen rund 1.000 IT-Assets aufgeführt hat – bis hinunter zur kleinsten Maus und Tastatur. Auch in dieser Hinsicht bietet das neue System breitere Funktionen als vergleichbare Lösungen.

Bernhard Beidenhauser schätzt, dass sein Team bei jeder Neubespielung eines PCs mit aktuellen Softwarepaketen heute gut 20 Prozent Zeit spart, im Vergleich zum Vorgängersystem. Und der Kreativität des stellvertretenden IT-Leiters könnte es auch zu verdanken sein, wenn die „Package Cloud“ des Client-Management-Systems demnächst wohl noch erweitert wird. Über diesen Cloud-Service kann man Standardsoftwarepakete wie Firefox, PDF Creator, Chrome etc. stets aktuell online herunterladen. Beidenhausers Vorschlag: Neue Programme werden nach ihrem Download direkt dem entsprechenden Container zugeordnet.

Kurz notiert:

Angebundene Arbeitsplatzstationen:
110 Windows Clients

Eingesetzte Produkte:
ACMP Inventory, ACMP Desktop Automation, ACMP Lizenzmanagement, ACMP OS Deployment, ACMP Package Cloud, ACMP Asset Management, ACMP Contacts Adapter, ACMP Container Adapter

Projektstart:
Oktober 2018

Nutzen:

PC-Arbeitsplätze der Stadtverwaltung Aichach werden über das Client-Management-System von zentraler Stelle aus mit jeglicher Standardsoftware versorgt
Return on Investment der Lösung nach vier Jahren erreicht
Zeitersparnis für die IT-Administratoren gegenüber der Vorgängerlösung: 20 Prozent

Über die Stadt Aichach

Aichach ist die Kreisstadt des Landkreises Aichach-Friedberg im bayerischen Regierungsbezirk Schwaben. Hier blickt man nicht nur auf eine fast 1.000-jährige Stadtgeschichte, sondern verwaltet auch die rund 140.000 Einwohner des Landkreises.

www.aichach.de

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